Görevleri önceliklendirme ve başkalarını yetkilendirme. Sonu gelmeyen bir yapılacaklar listesi, en üretken kişilerin bile zaman zaman bunalmış hissetmesine neden olabilir. Nereden başlayacaksınız ve başka birine atanacak görevlerin hangileri olduğunu nasıl bileceksiniz? Bunun için önceliklendirme ve yetkilendirme alanlarında ustalaşmanız gerekir. Bu videoda, iş yükünüzü önceliklendirme ve başkalarını yetkilendirmenin size ne gibi yararlar sağlayabileceğini, ayrıca günlük görevlerinizi daha üretken şekilde nasıl yöneteceğinizi göreceğiz.
İster yeni bir beceri edinme, ister yeni bir işe başlama veya kendi şirketinizi yönetme sürecinde olun, zamanın kritik olduğu birçok senaryo mevcuttur. Önceliklendirme aşağıdaki nedenlerden ötürü başarıya giden yolun kilit noktasını oluşturmaktadır: En önemli görevlere odaklanmanıza olanak tanıyarak amaç ve netlik hissiyatı uyandırır. İş yükünüzü tamamlaması daha kolay parçalara bölerek yönetilebilir hale getirir. Verimliliği artırır ve zamanınızı daha akıllıca kullanmanıza yardımcı olur. Sorunlu alanları tanımlamanıza yardımcı olarak, size görevleri düzeltme, ortadan kaldırma veya görevler için yetki verme fırsatı tanır.
Peki iş yükünüzü nasıl önceliklendireceksiniz?
Eisenhower Matrisi, önem ve aciliyete göre dört bölümden oluşur ve bu bölümler, belirli amaçlar veya hedefler doğrultusunda faaliyetler gerçekleştirmenize olanak tanır. Hangi görevin en acil görev olduğunu belirleyerek, daha üretken bir gün için işlerinizi verimli bir şekilde sıralayabilirsiniz. İşe görevlerinizi listeleyerek başlayın. Buna yeni bir blog gönderisi yazma veya bir potansiyel müşteriyle iletişime geçme görevleri dahil olabilir. Daha sonra, görevlerinizi matrisin dört çeyreği kapsamında düzenleyin.
Görevlerin nereye ait olduğu, görevlerinizi önem sırasına göre nasıl puanladığınıza bağlıdır. Acil ve önemli. Bunlar, hemen yayınlanması gereken önemli bir raporu incelemek gibi bir an önce tamamlamanız gereken görevlerdir. Önemli, ancak acil değil. Bu görevler, birkaç hafta içinde bir potansiyel tedarikçi ile takip görüşmesi organize etmek gibi, daha sonra tamamlanmak üzere planlanmalıdır. Acil, ancak önemli değil. Bu görevler, toplantı saatlerini planlamak gibi yetkisi başka bir kişiye verilmesi gereken görevlerdir. Acil veya önemli değil. Bunlar, yeni ofis dekorasyonu satın almak için dışarıya çıkmak gibi dikkat dağıtıcı görevleri içerebilir. Bu görevleri listenizden tamamen silebilirsiniz.
Matrisi tamamlarken, görevlerinizi çeyrek başına 10 görevle sınırlandırmaya çalışın ve yeni görevler eklemeden önce listedeki görevleri tamamlamayı hedefleyin. İş yükünüzü önceliklere göre sıraladıktan sonra, bazı zaman planlarına tek başınıza uymanın mümkün olmayacağı ortaya çıkabilir. Bu noktada yetkilendirme çok büyük fayda sağlayabilir. Büyük bir projenin belirli görevleri başka kişilere atanarak iş daha verimli bir şekilde tamamlanabilir. Yetkilendirme aşamasında unutulmaması gereken nokta, kişilerin güçlü yönlerinden faydalanmaktır. Ayrıca kişiden ne istendiğini net bir şekilde açıklamanız, net bir son tarih belirlemeniz ve görevin doğru şekilde ilerlediğinden emin olmak için periyodik olarak ilerleme durumunu kontrol etmeniz gerekir.
Söz konusu iş yükünüz olduğunda, yapılacaklar listenizi daha hızlı ve verimli bir şekilde tamamlayabilmek için bu dersteki ipuçlarını uygulamaya çalışın. Güncel iş yükünüzü değerlendirin ve Eisenhower Matrisi’nin daha üretken ve disiplinli bir çalışma düzeni oturtmanıza yardımcı olup olamayacağına karar verin.
